Постановление администрации муниципального образования "Наримановский район" от 15.05.2013 N 709 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования "Наримановский район"
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"НАРИМАНОВСКИЙ РАЙОН"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 мая 2013 г. № 709
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"НАРИМАНОВСКИЙ РАЙОН"
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации муниципального образования "Наримановский район", в соответствии с Постановлением Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области" постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования "Наримановский район".
2. Признать утратившими силу постановления администрации муниципального образования "Наримановский район":
- от 13.08.2010 № 617 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования "Наримановский район";
- от 30.12.2011 № 1302 "О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования "Наримановский район" от 13.08.2010 № 617 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования "Наримановский район".
3. Опубликовать настоящее Постановление в районной газете "Степная новь" и разместить на официальном сайте администрации муниципального образования "Наримановский район".
4. Постановление вступает в силу со дня подписания.
Глава района
Н.М.КАНДЫКОВ
Утверждена
Постановлением администрации
муниципального образования
"Наримановский район"
от 15 мая 2013 г. № 709
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"НАРИМАНОВСКИЙ РАЙОН"
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования "Наримановский район" (далее - Инструкция) определяет единую систему делопроизводства и организации работы с документами в администрации муниципального образования "Наримановский район" (далее - администрация) в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации.
Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной Постановлением Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий).
Делопроизводство администрации независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием системы электронного документооборота, предназначенной, в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Астраханской области.
Система электронного документооборота, применяемая в администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех муниципальных служащих администрации, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями муниципальной службы, работающих в администрации (далее - работники администрации), работников муниципального учреждения, осуществляющего функции делопроизводства в администрации (далее - МКУ "Архив "Наримановского района").
Работники администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами администрации.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Передача сведений о принятых постановлениях и распоряжениях администрации представителям средств массовой информации осуществляется МКУ "Архив Наримановского района".
1.8. При служебной необходимости передача документов (копий документов) органам государственной власти, юридическим и физическим лицам допускается с разрешения Главы муниципального образования "Наримановский район" (далее - Глава района), заместителя Главы администрации по правовым вопросам - начальником управления делами, МКУ "Архив Наримановского района".
1.9. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.10. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиеся за ним документы работнику администрации, ответственному за ведение делопроизводства, или другому работнику администрации по указанию руководителя структурного подразделения администрации.
При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту, администратору системы электронного документооборота сдается ключевой носитель с электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), а также администратором системы электронного документооборота производится блокировка учетной записи.
1.11. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения обязан проинформировать начальника управления делами администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются Главе района.
1.12. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет МКУ "Архив "Наримановского района".
1.13. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, которому данные функции включены в должностную инструкцию.
1.14. Функции, задачи, права и ответственность МКУ "Архив "Наримановского района" регламентируются должностными обязанностями работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации, устанавливаются должностными инструкциями.
1.15. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
"контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения;
"обращение гражданина" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;
"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
"отчетный документ" - документ, которым докладывается об исполнении контрольного документа и на основании которого осуществляется снятие с контроля;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
"шаблон бланка" - бланк документа, представленный в электронной форме;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда;
"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
"электронный образ документа" - копия документа, переведенная с бумажного на электронный носитель;
"электронный документ" - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, а также подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
3. Документация в администрации района
3.1. Деятельность Главы района обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.
В пределах своих полномочий Глава района издает постановления и распоряжения администрации муниципального образования "Наримановский район" (далее - постановления и распоряжения администрации).
3.2. Постановлениями оформляются решения Главы района в пределах его компетенции, направленные на установление, изменение, отмену правовых норм.
Распоряжениями оформляются решения Главы района, содержащие обязательное предписание по конкретному вопросу для указанных в нем субъектов по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
3.3. Администрация в соответствии с возложенными полномочиями принимает распоряжения.
4. Общие требования к составлению
и оформлению документов
4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.
Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Подготовка, внесение, рассмотрение и принятие постановлений и распоряжений администрации осуществляются в соответствии с регламентами администрации.
При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman с размером основного кегля 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.
4.2. Постановления и распоряжения администрации, служебные письма оформляются на соответствующих бланках (приложения 1 - 3) (не прилагаются).
4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
4.4. Вид документа.
Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, акт, инструкция и т.д.).
Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами.
4.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления и распоряжения администрации - является дата их подписания Главой района.
Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 5 февраля 2011 года следует оформлять 05.02.2011.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 05 февраля 2011 года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).
4.6. Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его назначения.
Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.
Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.
Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах.
4.7.